Dans toute organisation, qu’elle soit naissante ou non, il est primordial d’organiser des assemblées générales afin de discuter entre administrateurs et administrés des conditions pour faire évoluer l’entité, des méthodes à utiliser et autres. Depuis quelque temps cependant, les rencontres physiques sont risquées en raison de la pandémie. De nouveaux moyens d’échange ont vu le jour à cet effet. Apprenez donc dans cet article comment réaliser une assemblée générale tout en utilisant ces nouveaux outils de communication.

L’assemblée générale d’une association : qu’est-ce que c’est ?

L’assemblée générale d’une association est la rencontre au cours de laquelle les membres de ladite association se regroupent pour discuter des anciennes et des nouvelles activités de l’association. Bien qu’elle ne soit pas rendue obligatoire par la loi de 1901 qui régit les associations, elle est prévue dans les statuts de l’association. L’assemblée générale s’organise une fois par an et regroupe les anciens membres de l’association et les nouveaux qui veulent y adhérer.

De plus, l’on distingue deux types d’assemblée générale. Celle ordinaire qui est faite pour s’assurer de l’administration normale de l’association et celle extraordinaire qui est organisée pour planifier les situations inattendues ou les moments forts de l’entité. De plus, la convocation est faite par courriel écrit et contient le lieu, la date l’heure ainsi que l’ordre du jour de la séance. Elle doit être envoyée une à deux semaines avant la date de la séance.

Découvrez l’assemblée générale en ligne

Avec l’avènement du numérique, l’assemblée générale peut se faire en ligne. Pour le faire, vous devez envoyer les convocations aux différents membres en ligne par le biais d’une plateforme spécialisée. Ensuite, chaque membre indique sa présence au rassemblement.

Dans le cas contraire, il peut voter en ligne pour valider ou non les modifications opérées. Il s’agit d’un système d’assemblée générale dématérialisée. De plus, tous les documents produits au cours de l’assemblée générale sont numérisés ainsi, il est à la portée de tous. Par ailleurs, l’établissement du procès-verbal se fait directement sur la plateforme ce qui facilite la tâche aux organisateurs.

L’organisation d’une Assemblée Générale en vidéoconférence ?

À défaut d’utiliser une plateforme spécialisée pour diriger la tenue de votre assemblée générale, vous pouvez l’organiser en vidéoconférence. D’abord, vous devez préparer le déroulement de l’assemblée, être sûr qu’elle ne dépasse pas un délai de 2 h sinon elle risque d’importuner les participants. Prévoir de manière claire les divers axes à aborder au cours de la séance. Aussi, il est bon de préparer des présentations de contenu afin de captiver l’attention des membres.

Ensuite, vous devez avoir les bons outils de communication et être sûr de les maîtriser ou avoir un professionnel pour le faire. De plus, il faut inviter chaque membre à participer à la séance. Pour s’assurer de la présence effective de tous, faites envoyer à chacun d’eux par mail ou autres moyens, une fiche d’inscription qui fera office de liste de présence.

Par ailleurs, il serait bien de déterminer pour chaque participant un rôle et si possible d’organiser des répétitions avant le jour de l’assemblée générale de l’association pour être sûr d’avoir pensé à tous. Il est aussi important d’avoir une attitude sereine et conviviale le jour de l’assemblée afin que la séance, qui est avant tout un regroupement des connaissances, puisse bien se dérouler.